こんな問合せ管理ツールの使い方は控えましょう

顧客からの問合わせで困っている企業もあるのではないでしょうか。担当するスタッフが一人では大変、かといって複数で担当すると重複して対応をしてしまうこともあります。そんなときにおすすめしたいのが、問合せ管理ツールを利用することです。問合せ管理ツールとは、顧客から問い合わせについて管理をしてくれるシステムで、顧客情報の管理や問合せや対応の履歴などを管理してくれます。問合せ管理ツールの主な機能には、顧客情報を管理する機能・必要とする情報を検索する機能・外部アクセスを防止する機能の3つがあります。この3つの機能を使うことで、問合せ漏れを防いだり問合せの重複を防ぐことに役立ちます。では、問合せ管理ツールを導入するメリットにはどういったものがあるのでしょう。今回は問合せ管理についてご紹介します。

問合せ管理ツールを導入するメリットとは?

問合せ管理ツールを導入するメリットとして1つ目に挙げられる点は、業務の効率化が向上する点です。例えば、顧客から問合せがあったとき、問合せ管理ツールを使わずに対応していれば、問合せ内容を調べるために時間をとられたり、問合せ履歴を探すだけでも時間がかかるなどの苦労があります。しかし、問合せ管理ツールを利用することで情報を一元化することができ、担当スタッフ以外にも社員全員が履歴を確認することができるため、業務の効率も向上します。2つ目に挙げられるメリットが、サービスや対応力の向上で、顧客満足度のアップがはかれることです。問合せ内容に対し素早く対応することができるため、クレームに繋がりにくく顧客満足度が向上する可能性が高まります。また、対応の遅れ以外にも対応の重複を防ぐことができることも、導入するメリットといえるでしょう。

問合せ管理ツールを導入する前にチェックしておくべきこととは?

問合せ管理ツールを導入する前にチェックしておくべきことには、どのような点が挙げられるのでしょう。1つ目に、自社の機能に合った問合せ管理ツールかどうかを確認するようにしましょう。一言で問合せ管理ツールといっても、全く同じサービスを提供しているということはありません。パソコンで管理するタイプのものもあれば、スマートフォンで管理するタイプのものもあります。数多くある問合せ管理ツールの中から、本当に必要な機能があるものを選んでいくようにしましょう。2つ目は、無料のお試し期間があるのかどうかという点です。サービス内容が合っているからと導入した後で使いにくかったり合っていないとなれば、余分なコストがかかることになります。無料のお試し期間で使用感を確かめてから導入を検討しましょう。また、無料だからといって次から次へと試してみるのではなく、ある程度ツールを絞って試していきましょう。